集中できること間違いなし!仕事がはかどる整理方法

集中できること間違いなし!仕事がはかどる整理方法
仕事で使う大事な資料の作成中、またはプレゼンの原稿を書いているときなどに、集中する方法がわからず呆然としてしまうことってありますよね。そんな時は、「整理」をしてみましょう

「整理」と言えば、机の整理整頓や部屋の片づけを想像する人が多いことでしょう。もちろん周囲の環境を整えて集中する方法もありますが、整理した方が良いのはそれだけではありません。頭の中を整理することだって集中する方法として大切なことですし、必要なことを紙に書き留めながら整理するという方法もあります

仕事に集中する方法がわからない人は、机、頭の中、そして時間の割り振りなどを整理してみると思いのほかはかどります。そこで今回は、仕事の効率をアップする整理の方法についてお伝えします。



 

集中できること間違いなし!
仕事がはかどる整理方法

 

机の上を整理しよう


汚い机の上では気が散ってしまいますし、必要なものが見つからないなどのトラブルが発生して作業を中断する原因になります。集中する方法としてまずすべきことは、机の片付け、そして整理整頓です。

まず、机の上の全てのものを箱か何かにまとめて入れ、今日使う書類、使わない書類、そして文房具に分類します。そして、机の上は一度きれいに掃除して、見える位置にある棚も整頓しましょう。棚の整頓が終わったら今日使う書類を机に揃えて置き、文房具は小さな入れ物に入れて横に控えさせます。

もう一つの「机」、PCのデスクトップも片付ける必要があります。こちらもその日使う資料を一つのフォルダにまとめて、余計なものを開いてしまう時間のロスを防ぎましょう

 

するべきことをとりあえず書き出し、並べ替えよう


きれいに片付いた机の上にメモを一枚置き、その日にこなすべき仕事を思いついた順でいいので全て書き出して下さい。するべきことが出尽くしたら、それに優先順位を付けます必ずすること、できればした方がいいこと、今する必要は無いけれどやりたいことの順にするのが良いでしょう。

この優先順位に従って別なメモ紙に書き直します。二回目は丁寧に、見やすい文字で書くのがポイントです。この清書したメモを机の見やすいところに貼っておきます

こうすることで「次は何をするべきか」という迷いが生じにくくなり、スムーズに事が運ぶようになります。集中方法としては初歩的なものですが、気が散りやすい人には効果が出やすい方法です。

 

資料を使う順に重ねて脇に置こう


するべきことをメモに書き出している状態なら、それに必要な資料がどんなものかもわかりますよね。それを大体の目安でよいので、使う順に重ねて(最初に使うものが一番上に来るように)机の邪魔にならない位置に置きます

資料を探す手間を省くのは集中方法の代表的なものですよね。本格的に作業が乗ってきた頃に手を止めて資料を探すのは集中力を乱しますし、せっかく上がってきた処理スピードを落とすことに繋がります。

作業に入ったら、使った資料を辺りに散らかさず、やはり邪魔にならない場所に重ねるようにしましょう。先ほどの「今日は使わない書類入れ」に入れてしまっても構いません。とにかく、もう使わないものは目に入らないようにするのが集中方法のポイントです。

 

出来上がったものは使う順にファイリングしよう


この状態で作業にとりかかると、いつもより仕事がはかどったのではないでしょうか。ここでもう一つおすすめしたい「整理」の方法についてお話しします。

その日の作業で作成した書類は使うべき時に出しやすいように作ったその場でファイリングしたり、封筒などに入れてまとめておきましょう。仕事に全力を尽くすとそれを整理する気力が残っていないということが多いですが、ここで終了としてしまうと、後日何がどこへ行ったのか全くわからなくなってしまうからです。

作業後すぐはまだ集中力が残っている状態です。そのうちに、せっかく作成したものを台無しにしないようにまとめるところまでを終わらせてしまいましょう

 

いかがでしたでしょうか。仕事に集中する方法の一つとして、「整理する」というところに焦点を合わせてお話ししました。

散らかった机の方がパフォーマンスが良いというタイプも中には存在しますが、大半の人は、ごちゃごちゃした中だと実力は発揮できないものです。「仕事ができる人は机が整っている」という言葉がありますが、これは、机上が整っているからこそ仕事ができると考えた方が正解でしょう。

また、するべきことやかけるべき時間がわからずにいることも、仕事の効率を悪くする原因です。これを整理して頭に留め置くことで、格段にはかどるようになるはずです。

仕事に集中できないと悩む人は、集中力アップのトレーニングやメンタル術を学ぶ前に、まずは机とするべきことの整理から始めてみましょう

まとめ

周辺を整理して仕事に集中するための方法は

・机の上を整理しよう
・するべきことをとりあえず書き出し、並べ替えよう
・資料を使う順に重ねて脇に置こう
・タイムリミットまでの時間を逆算して作業を割り振りしよう
・出来上がったものは使う順にファイリングしよう