説明が下手なせいで、いつも話し相手にイライラされてしまう……という悩みを抱える人は意外と少なくありませんよね。自分のためにも、聞いてくれる相手のためにも、説明下手を何とか克服したいと思う場面も多いはずです。
では、説明下手はどうやって解消していけばよいでしょうか。話す内容を事前に整理するというのが王道ですが、いくら事前準備をしても、慣れないうちは臨機応変な対応ができなかったり、話の軌道が逸れて修復不可能になったりします。
回り道をせず説明下手を卒業し、説明上手になるためには、いくつかの対策を同時進行で行うのが最も効率的です。
そこで今回は、説明下手を解消するために押さえておきたい方法についてお伝えします。
説明したい要点を事前にまとめておこう
冒頭でもお話ししましたが、やはり説明したいことの要点を事前にまとめておくのは必須です。説明下手な人の大半が、何を説明したいのかわからないまま話し始める癖を持っています。
最初のうちはまとめるだけでも時間がかかることでしょう。ですが、このまとめる力を付けることで、説明内容を短縮することも、肉付けをして膨らませることも自在にできるようになるのです。
説明に肉付けをしすぎないようにしよう
説明下手な人に多いケースが、余計な肉付けをしすぎて何を話したいのかわからなくなることです。誰でも、相手に伝わるように、わかりやすく話そうと頑張っているうちに、話の要点からどんどん離れるという経験をしたことがありますよね。
でも、現時点で説明下手な人の場合は、余計な肉付けは却って話をわかりにくくしてしまいます。何かの事情や理由を説明する場面だと、言い訳がましくなって相手の印象も悪くなります。
先ほどまとめた三行の要点よりも口数が多くならないように気を付けてみて下さい。
相手の反応から理解度を把握しよう
説明となると、聞く相手がいるわけですから、その相手に伝えることを最優先にする必要があります。その場にいない人には伝わりやすい話でも、目の前の人が理解できなければ何の意味もありません。
でも、初めて対峙する人が相手の場合は事前に話を練り込むことは難しいはず。そんな状況に置かれたときは、相手の反応を見ながら説明するほかありません。
説明中、こまめに相手の反応を見て、自分の話がどれだけ伝わっているかを把握しながら話す内容を調整していきましょう。伝わっているようなら補足説明は端折っても構いませんが、顔に「？」が浮かんでいるような感じなら細やかに、ゆっくり説明し直すようにするべきです。
話のズレに素早く気付き、軌道修正できるようになろう
説明下手で、何を話しているのかわからなくなるという人は、恐らく話がズレてしまうと後戻りできなくなる性質ではないでしょうか。それは、話のズレに気付くのが遅いせいで起こる現象です。
話がズレて間もないうちに気付くことができればすぐに軌道修正できますが、既に本筋から大きく外れてしまうとそれも難しくなります。これを解消するためには、話がズレていないかをこまめに振り返る習慣を付けると良いでしょう。
また、前の項でもお話ししましたが、説明への肉付けが過剰になると話がズレやすくなります。簡潔に話せているかどうかも常に意識するとより良いです。
口を挟む人をスマートに制止しよう
話をずらしてしまうのは、説明している本人だけではありません。それを聞いている人の質問や合いの手のせいで軌道から外れることも多々あります。
説明上手な人なら、こんな聞き手の言葉を交えても説明を完結させることができますが、説明下手で経験値が低い人ならそれは難しいでしょう。ですから、そんな時は聞き手の言葉を上手く制止した方が安全です。
話そうとする人を止める際に「その質問は後でお答えしますね」などと軽くかわせるスキルを身に付けましょう。
このように、これらの5つのコツを踏まえて臨めば、話が混線してごちゃごちゃにならず、相手に伝わりやすい説明ができるようになります。これで、あなたも説明下手とは言われなくなること間違いなしです。
ただ、やはり最初は慣れていないので、5つの注意点を全て意識しながら話すことは難しいでしょう。初心者のうちは何事も「簡潔に」を心がけるのが、わかりやすく説明するための近道です。
簡潔に、そして説明不足にならない程度にわかりやすく話せるようになったら、あとは相手に合わせた話し方や対応を身に付けていきましょう。経験を積めば、誰でも必ず説明下手を卒業できます。ですから急がず、焦らず、無駄のない説明ができるように努力を重ねていきましょう。