説明が下手な人は、説明したいことが相手に伝わらずに歯がゆい思いをしてしまいますよね。説明が下手だと、「いったい何の話をしているのか分からない」「結局何が言いたいの」とヤキモキさせてしまったり、誤解されて伝わってしまったり。説明下手と、説明上手の差は一体何なのでしょうか。頭の良い人でも、説明下手ということは結構あるものです。

説明下手だと、相手に不快感や不信感を与えることにもなり、信用されなくなる原因にもなるので、仕事の上でも交友関係の上でも「説明が下手」という要素は不利になってしまいます。相談や質問も、本質を捉えられないので上手くできないですから、仕事を覚えたり理解するときにも妨げになることでしょう。そこで今回は、そんなデメリットしかない説明下手を改善して説明上手になるために、今日から取り組める会話術をお伝えします。

説明下手必見！
分かりやすく伝えるための会話術

結論から先に話し、詳細で肉付けする

説明が下手な例としては、一番聞きたい部分である結論を後回しにするというのがあります。順番としてはまず結論となる重要な部分を聞いてから、詳細を説明するようにしましょう。例えば、あなたが説明下手な人から何か相談されるというシチュエーションを想像してみてください。結論が見えないまま、だらだらと話されては、「話がどこに着地するのか分からない」ので聞いていてまだるっこしくも感じますし、ハラハラしてしまうものです。

具体的な例として、社員Aさんが社長に早退したい旨を相談するというシチュエーションで見てみましょう。「社長、実は、私は義母に子どもを預けて仕事に来ているのですが、最近義母の体力がなくなっているようで、元気がなくて・・・。仕事は大事なのですが、家庭とのバランスを取りたいですし、義母に負担をかけたくないので・・・今日は早退させていただけませんか？」

これは、実際にあった話なのですが、この社長さんは「早退したい」という話の着地点が見えなかったため、「ひょっとして会社を辞めたいという相談なのでは・・・？」と想像して動揺してしまったとのことです。ではこれを説明上手に変換するとどのような伝え方になるでしょうか。「結論を先に、詳細を後に」というのを意識してみましょう。

「社長、今日は早退させていただいて良いですか？義母に子どもを預けているのですが、義母の体調が最近優れないので、負担をかけるのが忍びなくて・・・」というのはいかがでしょうか。「今日は早退させてほしいんだな」とすぐにわかるので、その後の詳細な肉付けがすんなり頭に入ってきて、とても分かりやすい伝え方になっていますよね。

この例から分かるように、「まず結論を、詳細はあと」という順番を守って伝えることを心がけてみてください。これで、説明下手な要素をひとつ克服できるでしょう。

相手のレベルに合わせる

相手の持っている知識量を推し量って、相手に合わせた伝え方をしなければ説明下手と受け取られてしまいます。分かりやすい例では、小さな子どもに向けて話すときと、大人に向けて話すときの違いといえば良いでしょうか。「このくらいは相手も知っているはず」「こんなことは言わなくても理解してもらえるだろう」という先入観から話をすると、相手にとっては「はしょって」話しているようにとらえられてしまう場合があります。

自分にとっての「当たり前」は、相手にとっても当たり前とは限りませんよね。特に一般的なことではなく専門的な分野では、相手の知識量を推量した上で伝えるようにしましょう。

エピソードは一つ織り交ぜれば充分

説明下手な人は、3つ以上のエピソードを織り交ぜてダラダラと話すことがあります。しかし、やたらと長いエピソードは話の本筋からずれてしまうことにもなりかねませんし、余白がありません。エピソードや例えは、一つ織り交ぜれば充分でしょう。

主語を忘れずに付ける

説明下手な人は、自分本位で話し始めてしまうことが多いです。先ほどの「相手のレベルに合わせる」というところでもお話ししましたが、相手本意ではなく自分目線で説明してしまうので、主語が抜けてしまうということもありがちになるのです。「誰が」「何が」という主語をしっかりと付けましょう。

抽象化する

抽象化というと、「具体的なことを曖昧にする」というようなイメージがありますが、それは本来の抽象化を意味していません。抽象化というのは、「複数の物事の共通点を抽出すること」です。

例えば、猫というものを抽象化してみましょう。何百というそれぞれ異なる猫の中から共通点を抽出して言い表すと「とがった耳が2つあって、目が横並びに2つ、その下に逆三角の鼻が1つ、鼻の両脇からはひげが伸びていて、口が一つ」という具合になるでしょう。人間なら「目が横並びに2つ、下に鼻が一つ、その下に口が一つ」という具合になります。

では、抽象化を意識している場合と、意識していない場合ではどのような違いが現れるのか、具体的にミカンという果物で説明しましょう。抽象化していない説明が下手な例は「ミカンっていうのは、日本だと愛媛県とかでたくさん作られていてね、鏡餅の上に乗っていたりして冬の名物で、こたつといえばミカンっていわれている果物だよ。」これではミカンがどんな特徴の果物なのかよくわからないでしょう。極端な例ですが、これが説明が下手な人のミカンです。

では、説明が上手な人のミカンはどうなるのでしょうか。「ミカン」という果物には色々なブランド、酸っぱさなどがありますが、それら共通することを抽出して抽象化すると、「ミカンっていうのは、手のひらサイズの丸くてオレンジ色の果物だよ。皮が柔らかくて、手でむいて食べることができるんだ。ミカンの皮をむくと、房が円形に並んでいて、一つずつバラして食べるんだよ。味は甘酸っぱい味がするんだ。」このような抽象化された説明では、「ミカン」という果物がどのような果物なのか、より具体的にイメージしやすくなります。

抽象化するということは、本質をとらえるということです。余計な枝葉を切り捨てて、本質を伝えると説明下手を克服することに役立つでしょう。「仕事のできる優秀な人」というのは、だいたいこの抽象化が上手いという傾向があるといわれています。抽象化をうまく使って、説明下手を脱出しましょう。

いかがでしたか。説明下手は、自分の頭の中で考えたことをそのままの順序で相手に伝えてしまうという「思いやり不足」から来ていることや、「伝えたいことや聞きたい事の本質が自分でよくわかっていない」という問題からくることがお分かりいただけたことでしょう。

抽象化するというのも一朝一夕に上手くなるとはいかないものですから、普段から抽象化のトレーニングをしていくと良いですね。例えば、道路を歩いていて「信号」と「標識」が見えたとしたら、「この2つは、高い位置で人の目に付きやすいところで人間に情報を伝えるものだ」という具合です。何か2つ以上の別の物の共通点を見出し、抽象化して本質を捉えるトレーニングをすれば、説明下手から抜け出すのも早くなるでしょう。

まとめ

説明下手を脱出して伝え上手になるコツとは

・結論から先に話し、詳細で肉付けする
・伝える内容を相手のレベルに合わせる
・エピソードは一つ織り交ぜれば充分
・主語を忘れずに付ける
・抽象化して、相手がより具体的にイメージしやすくする